大事なプレゼンデータのバックアップ 【おすすめの4つの方法】

プレゼンは聴衆との大切な出会いの場であり、間違いなく一期一会です。

そんな重要な場面に望むには準備と同時に”バックアップ”も大切な作業です。

今回の記事では、大切なプレゼンの場面で”データない”という最悪なシチュエーションを防ぐためのおすすめのバックアップ方法をご紹介します。

データのバックアップ

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同僚のPCに入れておく

これが一番確実な方法です。

同行する同僚がいるならデータを共有しておきましょう。

データ共有のタイミングは”プレゼン資料があらかた完成したな”という時期で良いかと思います。

実際のデータは直前まで細かくリファインをしますが、データに大きなずれがなく、プレゼンの進行が充分可能な場合は、忘れないうちにはやめにデータを共有しておくのがおすすめです。

もちろん、動作確認はしっかりしましょう。

一点注意があります。

特殊なフォントを使っている場合は、同僚のPCにもそのフォントをインストールしておきましょう。

フォントファイルは単体であれば非常に軽いものなので、事前にPCにインストールしてもうように書いて、ファイルをメール添付で一緒に送っておきましょう。

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USBストレージに入れておく

データ一時保存の一番の鉄板方法は、やはりUSBストレージですね。

小さいので持ち運びが便利ですし、現在では相当なデータ量が入ります。

しかも、データの取り出しスピードも速く最も使いやすいツールと言えます。

 

しかし、

小さいがゆえにUSB自体を無くしてしまう、というトラブルが後を絶ちません。

個人情報保護の観点からもデータも保存と持ち運びは注意が必要です。

そこで、キーホルダーにつけられるUSBストレージがおすすめです。

これであればUSB単体よりも落とす確率がグッと減らせますよね。

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クラウドを使う

One Drive、Google Drive、icloudなどを利用するもよい手段と思います。

ただし、パソコンの故障の場合は、One Drive、icloudからデータを取り出そうとすると、お借りしたパソコンの設定を大きく変更する必要に迫られるため強くはおすすめできません。

グラウドであればGoogle Driveが無難かと考えます。

 

ギガファイル便を自分に送る

ギガファイル便(https://gigafile.nu)は、重たいデータをメールでやりとりする際に便意なツールですが、自分宛に送ることによりクラウドのように使うことができます。

スマホでメールを確認できるようにしておけば、急なPCの故障時にもデータを別のパソコンにダウンロードできるので便利だと思います。

以下に方法を紹介します。

ギガファイル便

ますは上段の点線の枠にファイルをドラッグ&ドロップで投げ込みます。

フォルダ形式はNGですが、ZIPファイルはOKなので、複数のファイルがある時は一旦ZIPファイルに変換しましょう。

ドラッグ&ドロップが済むと中段にURLが作成されますので、それをコピーして、自分宛のメールに貼り付けて送ります。

パスワード設定はユーザーさんにお任せとなっています。

それだけでOKです。非常に簡単です。

 

ということで、今回はプレゼンデータのバックアップについてでした。

せっかく会場に足を運んでくれた方々に迷惑がかからないようにしっかりとBack upをとっておきましょう。